¿Qué es Amigo UTP?
Es una de las estrategias de la Universidad, liderada desde la oficina de relaciones internacionales, mediante la cual se brinda un acompañamiento fraterno, integral y permanente a los estudiantes tanto nacionales como internacionales que realizan procesos de movilidad en la UTP, con el fin de garantizar la mejor experiencia en la institución como parte de su formación académica, así como en el territorio que los recibe y acoge.
Propósito
Buscar que la experiencia de los estudiantes visitantes sea memorable.
¿Quién puede ser parte del programa Amigo UTP?
Egresados, docentes, staff administrativo.
¿Cómo funciona el programa?
Será gestionado por miembros de la comunidad universitaria, cuya participación es voluntaria y estará dirigido a estudiantes nacionales e internacionales, con el liderazgo y acompañamiento de la ORI.
Está diseñado para quienes deseen compartir y aprender de otras culturas, así como también quienes tengan disposición de servir a otros y brindar, desde el respeto, la ética y la empatía un acompañamiento fraterno a uno o varios estudiantes que desarrollen un proceso de movilidad presencial en la universidad.
Requisitos para postularse como “Amigo UTP”
- Ser miembro de la comunidad universitaria (estudiante, egresado, docente, administrativo) de la UTP.
- Diligenciar el formulario de solicitud de ingreso al programa.
- Presentar entrevista con la profesional PAI.
- Debe contar con habilidades comunicativas, de relacionamiento, ser una persona con vocación de servicio y comprometida con los valores institucionales de la Universidad.
- Tener la disposición de brindar parte de su tiempo para realizar el acompañamiento a los estudiantes designados a su cargo.
- Tener una recomendación de al menos (2) miembros de la comunidad universitaria por escrito.
Nota: la admisión está a discreción del Comité Coordinador del programa.
Requisitos para postularse como Coordinador del “Programa Amigo UTP”
- Todos los requisitos descritos anteriormente para ser Amigo UTP.
- Tener un nivel de inglés B2 certificado.
- Tener habilidades de liderazgo y ser proactivo,
- Contar con el tiempo y la disposición para hacer parte del Comité Coordinador del Programa.
Deberes de los “Amigos UTP” y del Coordinador
- Tener un trato respetuoso, empático y amigable con su/sus estudiantes asignados.
- Brindar un acompañamiento permanente durante todo el proceso de movilidad a los estudiantes designados.
- Asistir a las actividades de capacitación.
- Participar en otras actividades organizadas durante el semestre.
- Notificar a la ORI sobre cualquier incidente que surja con relación a su/sus estudiantes designados.
- Respetar y cumplir el Código de Integridad de la UTP.
- Acatar las decisiones de la ORI en relación con el programa.
- En caso de retiro del programa, cumplir con el protocolo de retiro definido (Anexo 1).
Deberes del estudiante en movilidad entrante
- Tener un trato respetuoso, empático y amigable con el “Amigo UTP” que le sea designado.
- Asistir a las reuniones y actividades convocadas.
- Notificar a la ORI sobre cualquier incidente que se presente con relación al “Amigo UTP”.
- Respetar y cumplir el Código de Integridad de la UTP.
- Acatar las decisiones de la ORI.
Derechos del “Amigo UTP”
- Ser tratado con respeto, empatía y amabilidad.
- Participar en los diferentes eventos organizados en el marco del programa.
- Solicitar cambios del(los) estudiante(s) designados cuando haya una justa causa que medie, siempre y cuando esta justa causa sea conocida y aceptada por la ORI.
- Ser parte del programa por el tiempo mínimo de inscripción salvo retiro anticipado o expulsión.
Derechos del estudiante en movilidad entrante
- Ser tratado con respeto, empatía y amabilidad.
- Solicitar el cambio del Amigo UTP designado, cuando medie una justa causa, siempre y cuando esta justa causa sea conocida y aceptada por la ORI.
- Desistir de contar con un “Amigo UTP”.
Momentos de inscripción al programa y duración de la suscripción
- Se abrirán inscripciones anualmente, de tal manera que exista un grupo de Amigos UTP desde la vigencia anterior a la llegada de los estudiantes en movilidad entrante.
*Si las condiciones lo ameritan se abrirá una convocatoria adicional para cubrir la demanda de estudiantes.
- La inscripción será por un periodo de un año calendario, salvo retiro anticipado o expulsión del mismo.
Estructura Organizacional del Programa
Comité Directivo Programa Amigo UTP (Máximo Órgano de decisión)
Conformado por dos (2) personas de la ORI y designadas por la Directora de la oficina más un (1) representante de la Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario.
Alcances:
- Servir de segunda instancia ante la decisión de aplicantes definidos como no aptos para el programa por el comité coordinador.
- Dirimir los conflictos o casos de mediana o alta gravedad puestos a su conocimiento por parte del comité coordinador.
- Dar trámite y decidir sobre la expulsión o reincorporación al programa.
- Seleccionar el amigo UTP coordinador con base a los aplicantes a este cargo.
Comité Coordinador Programa Amigo UTP
Conformado por el Coordinador Amigo UTP, 1 funcionario de la ORI distinto de los que participan en el Comité Directivo y 1 funcionario de la Profesional PAI.
Alcances:
- Coordinar la inscripción de los aplicantes al Programa Amigo UTP.
- Seleccionar a los admitidos cómo Amigo UTP
- Notificar al Comité Directivo de los aplicantes que, a su juicio, no cumplen con los requisitos, para ser revisado por este y quien tomará la última decisión.
- Asignar amigos UTP a estudiantes visitantes.
- Dar trámite a las solicitudes de retiro de los amigos UTP y de los estudiantes visitantes al programa.
- Reasignar un amigo UTP en los casos que aplique.
- Conocer en primera instancia de los incidentes surgidos en el marco del desarrollo del programa y dirimirlos si son de relevancia baja.
- Notificar al Comité Directivo de los incidentes o casos de mediana o alta gravedad para que sea este quien los resuelva.
Pautas para el acompañamiento de un estudiante en movilidad entrante nacional o Internacional:
1. Instruirse previamente sobre lugar de procedencia del estudiante para conocer de su cultura y otros aspectos (geopolítica, etc).
2. Contactar al estudiante y establecer comunicación con este antes de su llegada al país, con el objetivo de brindar información de importancia y recomendaciones.
3. Acompañar al estudiante en su proceso de ubicación en la ciudad, búsqueda de alojamiento y desplazamiento hacia la Universidad.
4. **De ser posible recoger al estudiante en el aeropuerto o en la terminal de transporte.
5. Brindarle al estudiante información sobre donde adquirir los siguientes bienes y servicios básicos:
- Alimentos
- Ropa
- Transporte publico
- Centros médicos y servicios de salud
- Entidades financieras y/o bancarias, entre estas casas de cambio
- Otros relevantes
6. Realizar el recorrido del campus con los estudiantes e indicarles la ubicación de las Facultades a las que estarán vinculados y otros servicios de interés.
7. Compartir información cultural, como por ejemplo costumbres, tradiciones locales y nacionales, información sobre atractivos y productos turísticos, eventos que se desarrollen en el territorio y en la Universidad, que le permitan al visitante tener una mayor interacción con nuestra cultura y las bondades que ofrece la ciudad/región y el país. Así mismo incentivar al estudiante visitante a compartir sobre su cultura y tradiciones.
8. Apoyar a los estudiantes visitantes Internacionales y Nacionales en la preparación del día de la Interculturalidad (incluyendo la instalación de los stands)
Otras recomendaciones generales para los “Amigos UTP”
- Estar contacto continuo con la Oficina de relaciones internacionales, con el fin de mantenerla al tanto del proceso de los estudiantes en movilidad entrante nacional e Internacional.
- Definir los canales de comunicación entre los estudiantes en movilidad y los amigos UTP para facilitar el proceso y la difusión de la información.
- Disponer de tiempo para reuniones con la ORI y los estudiantes en movilidad nacional e internacional.
- Informar a la ORI cuando se presente alguna situación fuera de lo normal con los estudiantes, tales como: problemas de salud, situaciones que afecten su seguridad, inconvenientes migratorios, regreso anticipado a su país de origen, entre otros aspectos que considere importante informar.
Anexo 1
Protocolo de retiro
- Radicar la solicitud de retiro por escrito a través de correo electrónico relint@utp.edu.co o de forma presencial, en la Oficina de relaciones internacionales.
La carta de solicitud de retiro deberá contener los siguientes aspectos:
- Nombre completo
- Cédula
- Fecha
- Correo electrónico
- Solicitud expresa de retiro
- Motivo de retiro
- Mención de estudiantes a cargo
- Firma
- Previo a la aceptación formal del retiro, el comité coordinador reasignará un nuevo amigo UTP a los estudiantes visitantes a cargo del retirado.
- Expedición y notificación de la aceptación formal de retiro.
Protocolo de expulsión
- Puesta en conocimiento al comité directivo del potencial caso de expulsión por parte del comité coordinador.
- Estudio del caso por parte del comité directivo:
- Indagación de las partes involucradas e invitación a exponer su versión.
- Levantar las actas correspondientes y guardar registro de estas.
- En los casos que lo ameriten, informar a la dependencia de la universidad que corresponda y/o a las autoridades y guardar registro de esta actuación por parte de la ORI.
- Definición de la decisión por parte del comité directivo.
- Expedición y notificación de carta formal de expulsión del programa amigo UTP por parte del comité directivo.